美利体育登录入口官网:GOST R ISO 15489-1-2007
标准资料,图书馆和出版系统.记录管理.一般要求
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management. General requirements
- 标准号
- GOST R ISO 15489-1-2007
- 发布
- 2007年
- 国际标准分类(ICS)
- 01.140.20 信息学
- 总页数
- 23页
- 发布单位
- 俄罗斯标准局
- 替代标准
- GOST R ISO 15489-1-2019
- 当前最新
- GOST R ISO 15489-1-2019
- 引用标准
- ISO 14001:1996 ISO 5127-11:1987 ISO 5963:1985 ISO 9001:2000
- 本体
- 文件 文件管理
- 适用范围
- 本标准规范了国家、商业和公共组织用于内部或外部使用的文件管理过程。本标准的条款是建立文件管理系统、将文件纳入该系统以及确保文件符合本标准规定特征的指南。本标准：- 适用于国家、商业或公共组织在其活动过程中创建或接收的文件（所有格式和所有载体）的管理，或适用于被赋予创建和保存文件义务的人员（以下简称组织）；- 包含关于组织文件的责任、政策、程序、系统和流程的规定；- 包含关于在质量管理和环境管理过程中管理文件的指导方针，符合国际标准化组织 ISO 9001 和 ISO 14001 标准；- 包含关于设计和实施文件管理系统的技术指导。本标准不适用于保存在档案机构的档案文件的管理。本标准旨在：- 组织（经理）；- 文件管理、信息和技术领域的专家；- 组织员工（人员）；- 有义务创建和保存文件的个人。
| 术语 | 描述 |
|---|---|
| 档案机构；档案单位 Archival authority | 负责挑选文件存档、组建和确保档案基金安全、提供档案文件访问权限以及批准销毁不存档文件的机构。 |
| 文件管理系统 Records system | 确保文件收集（将文件纳入系统）、文件管理和访问的信息系统。 |
| 文件 Record | 固定在物质载体上的可识别信息，由组织或个人创建、接收和保存，作为证明法律义务或商业活动的证据。 |
| 访问 Access | 搜索、提取或使用信息的权利、可能性或手段。 |
| 索引 Indexing | 标记和编制索引的过程，用于简化对文件和（或）信息的访问。 |
| 分类 Classification | 根据分类系统中提供的逻辑结构化条件、方法和程序规则，对商业活动（或）文件进行系统识别和排序。 |
| 转换 Conversion | 将文件从一个载体移动到另一个载体或从一个格式转换为另一个格式的过程。 |
| 跟踪 Tracking | 创建、纳入文件管理系统并保存关于文件流动和使用信息的过程。 |
| 行动跟踪 Action tracking | 跟踪行动期限的过程，以及将这些单独行动与整体商业活动建立联系的过程。 |
| 元数据 Metadata | 描述文件上下文、内容、结构及其管理的数据。 |
| 迁移 Migration | 将文件从一种系统移动到另一种系统，同时保持文件的真实性、完整性、可靠性和可用性。 |
| 保存 Preservation | 确保文件在一段时间内技术和智力真实性的过程和操作。 |
| 选择和移交 Disposition | 实施文件管理清单或其他文件管理工具中记录的关于销毁文件或移交后续存储的管理决策的过程。 |
| 转移（存储地点） Transfer (place of storage) | 改变文件的存储地点。 |
| 转移（存储方法） Transfer (method of storage) | 改变文件存储方式、所有权和（或）文件责任。 |
| 问责制 Accountability | 个人、组织和公众对其行为负责的原则。 |
| 登记 Registration | 文件输入系统时分配唯一标识符。 |
| 销毁 Destruction | 消除文件，使其无法恢复。 |
| 文件管理 Records management | 在组织内创建、使用、保存和销毁文件的有计划和有效的行动集合，旨在证明商业（管理）操作的进行。 |